Freelance : guide pour une comptabilité sans erreur !
Article mis à jour : Janvier 2025
Tu es à ton compte en freelance (micro-entreprise ou artiste-auteur), tu as fait tes premiers devis et factures, et tu dois maintenant te charger de tenir ta comptabilité. Pas de panique ! Si tu es au régime micro-fiscal (ce qui est le cas de la majorité des freelances) tu bénéficies alors d’une comptabilité allégée ! Voici un guide détaillé pour ne rien oublier.
Tu n’es pas sûr d’être au régime micro-fiscal ? N’hésite pas à consulter cet article pour vérifier.
Faire des factures et tenir un livre des recettes
La première obligation en comptabilité est de tenir un document appelé « livre des recettes » qui répertorie tous les paiements que tu as reçus sur une année (du 1er Janvier au 31 Décembre).
Il y a deux façons de remplir ce document :
- la comptabilité de trésorerie : tu entres ligne par ligne les paiements reçus dans l’ordre où ils sont arrivés sur ton compte,
- la comptabilité d’engagement (créances / dettes) : tu entres ligne par ligne les factures dans l’ordre où tu les as émises. Cette comptabilité est plus lourde et peut nécessiter l’aide d’un comptable.
Dans cet article, nous nous intéressons à la comptabilité de trésorerie, majoritairement utilisée dans le cas des freelances à leur compte. Pour chaque ligne, il faut indiquer : la date d’encaissement, le numéro de la facture, l’identité du client, la nature de la prestation, le montant et le mode de règlement.
Ça t’impressionne ? Je te propose un modèle de livre de recettes, facile à compléter !
Le livre des recettes ne doit pas être modifiable. On peut utiliser un outil en ligne ou générer un PDF à la fin de l’année, puis ne plus y toucher. Ce document doit être conservé pendant 10 ans. Pense à garder aussi tous les devis émis, les devis retournés et signés et les factures émises.
Pour chaque paiement, il faut établir une facture. Si tu reçois des paiements sans devis (un client avec qui tu as l’habitude de travailler, ou via une plateforme comme Etsy…), il faut créer une facture correspondante, même si celle-ci n’est pas envoyée à l’entreprise. Tu peux aussi lire cet article dans lequel je détaille comment faire des factures en bonne et due forme.
Tenir un registre des achats
Si tu es en micro-entreprise et que tu as une activité commerciale, notamment si tu vends tes créations sur une boutique, tu dois tenir un registre des achats. Pour chaque achat, il faut indiquer : la date de la facture, le numéro de la facture, l’identité du fournisseur, la nature de l’achat, le montant (TTC) et le mode de règlement. Tu peux télécharger ici mon modèle de registre des achats.
Tout comme le livre de recettes, le registre des achats doit être conservé pendant 10 ans. Garde bien aussi toutes les factures fournies par tes fournisseurs.
Tenir sa comptabilité au quotidien
Pour ne pas te laisser déborder, n’hésite pas à prendre une journée chaque début de mois pour faire ta comptabilité. Il s’agit simplement de remplir le livre des recettes avec tous les encaissements que tu as fait le mois précédent (en remplissant toutes les colonnes).
Profite de ce moment pour regrouper tous les devis émis, devis signés par le client et factures émises et les ranger sur ton ordinateur (pense également à faire une sauvegarde sur un disque dur et/ou en ligne…). Tu peux les organiser par année, voire par mois si tu as beaucoup de documents.
Pour te simplifier la vie, je te conseille d’utiliser un logiciel de facturation. La plupart proposent une version gratuite très complète. Je te recommande les yeux fermés le logiciel Indy, mon coup de cœur. Tu peux aussi regarder mon comparatif des logiciels de facturation.
Remarque : au régime micro-fiscal, tu peux te charger toi-même de ta comptabilité et tu n’as pas l’obligation de faire appel à un expert-comptable.
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